Qu’est-ce que le dossier de location et comment bien le préparer ?

Vous comptez louer un appartement. Vous avez repéré un bien qui vous plaît, la visite vous a convaincu et vous demandez à le réserver. Mais le propriétaire – ou l’agence – vous demande, pour cela, un dossier de location. Qu’est-ce que c’est ? Et comment se démarquer grâce à lui ?

Un candidat à la location d’un appartement – et à sa caution – peut se voir demander une liste de pièces justificatives, fixée par la loi française et consultable ici, constituant ainsi un dossier de location par l’agence ou le propriétaire.

De quoi se compose un dossier de location ?

Le dossier se compose ainsi pour le locataire :

- Un justificatif d’identité (Carte d’identité, passeport, permis de conduire, droit de séjour pour un ressortissant étranger)

- Un justificatif de domicile (trois dernières quittances de loyer, avis de taxe foncière, attestation d’hébergement sur l’honneur)

- Un justificatif d’activité (contrat de travail/de stage, attestation de l’employeur, extrait au kbis pour une société, carte d’étudiant, carte professionnelle…)

- Un justificatif de ressources (avis d’imposition, trois derniers bulletins de salaire, deux derniers bilans de l’entreprise, avis de bourse, justificatifs de revenus fonciers)

Et pour l’éventuelle caution – le ou les garant(s), la même chose.

Vigilance

Attention, il existe certains documents qu’on ne peut pas vous demander, des documents interdits comme : un extrait de votre casier judiciaire, vos relevés de compte bancaire, une copie de votre carte vitale, de votre carnet médical…

On ne peut pas non plus vous demander d’avancer de l’argent pour réserver un appartement !

Optimiser sa demande de location avec son dossier

Dans une ville à flux tendu ou pour être certain de décrocher l’appartement de vos rêves sans qu’il ne vous passe sous le nez, il est possible d’optimiser son dossier de location et d’apparaître sous un meilleur jour auprès de l’agence ou du propriétaire, afin d’être sélectionné rapidement ou parmi plusieurs candidats, indépendamment de vos ressources ou de votre situation.

1 - Préparer son dossier en amont

Préparez votre dossier avant la ou les visites. Vous en aurez besoin quoi qu’il arrive si vous comptez louer un appartement, alors autant le faire en amont plutôt que d’attendre qu’on ne vous le demande !

Faire ainsi présente deux avantages :

- Si après la visite l’appartement vous plaît, donner votre dossier dans l’immédiat permet de vous positionner avant les prochaines visites d’autres candidats potentiels – visites qui suivent souvent la vôtre de très près ! Il arrive même que si votre dossier lui convient après une rapide étude, le propriétaire – ou l’agence – vous loue l’appartement dans la foulée, et annule les visites futures déjà programmées : vous évitez la concurrence. Cela évite aussi la situation inverse : vous visitez, on vous demande un dossier et le temps de le préparer, l’appartement est déjà loué !

- Préparer votre dossier permet également de montrer au propriétaire ou à l’agence que vous êtes familier du système, que vous le comprenez et que vous êtes sérieux à propos de votre candidature. 

2 - Avoir un dossier complet

La liste des pièces demandées n’est pas particulièrement difficile à obtenir, mais elle est plutôt longue – surtout s’il faut compter les garants dans l’équation - et il est aisé d’en oublier.

Vérifiez bien que vous avez toutes les pièces avant de donner votre dossier, en imprimant la liste et en mettant une petite coche devant chacune obtenue.

Cette préparation montera, comme pour la précédente étape, que vous êtes sérieux à propos de votre candidature, mais aussi que vous êtes organisés. C’est mettre en avant vos qualités – ou presque même éviter de montrer des défauts en oubliant des pièces – pour vous montrer sous votre meilleur jour.

Mais c’est aussi éviter de perdre du temps : il se peut que le propriétaire soit exigeant et que votre candidature ne soit pas retenue tant que quelques pièces manquent. Dans ce cas, le propriétaire peut largement donner l’appartement à un autre candidat, qui lui aura un dossier complet, le temps que vous complétiez le vôtre.

3 - Ne pas négliger les garants

Il ne faut pas non plus négliger les garants, à deux niveaux :

Si possible, n’hésitez pas à inscrire un garant dans votre dossier, généralement un ou les deux parents, surtout si vous êtes étudiant. Pour rappel, un garant est quelqu’un qui se porte caution de vous : il est responsable du paiement du loyer si vous veniez à ne plus pouvoir payer.

Cela rassure fortement le propriétaire, car c’est une garantie supplémentaire pour lui. Cela renforce donc votre candidature.

Cependant, faire apparaître un garant (ou plus) dans votre dossier demande également des pièces supplémentaires. De la même façon que pour vous, pensez bien à inclure toutes les pièces demandées votre dossier, sans en oublier, pour les mêmes raisons (sérieux et vitesse) !

Car si l’on imagine qu’il y a deux colocataires, que chaque colocataire a un garant, cela fait près de quatre dossiers à étudier pour le propriétaire ; épargnez-lui la peine de faire la chasse aux pièces manquantes et il vous en sera reconnaissant. Il se pourrait même qu’il mette votre dossier au haut de la pile !

4 - Bien organiser le dossier

Reprenons notre exemple précédent : vous demandez un appartement avec votre colocataire, peut être votre compagne, vous voulez apparaître tous les deux sur le bail - et chacun de vous a un garant.

Le dossier de location demandé sera un peu « épais », avec de nombreuses pièces. Pour faciliter les choses au propriétaire ou à l’agence, organisez bien le dossier :

Si c’est à envoyer par ordinateur, séparez les dossiers avec les noms de chaque locataire et de chaque garant. Et dans chacun des dossiers, mettez les pièces justificatives de la personne, en les renommant bien pour qu’on sache de quoi il s’agit au premier coup d’œil (exemple : carte d’identité.png / bulletin de salaire 1 / etc).

Même chose si c’est à donner physiquement, sous forme papier : mettez le dossier dans une belle pochette colorée et séparez les pièces de chaque personne dans une pochette plastique avec, pourquoi pas, un post-it et le nom de la personne.

Ces petites attentions prennent cinq minutes à faire mais elles comptent ! En plus de mieux vous organiser et de vous donner plus de visibilité pour la constitution de votre dossier (vous verrez mieux s’il vous manque une pièce), ce sera très apprécié par celui qui l’étudiera.

Cela paraît peu, mais on vous considérera comme un candidat sérieux, organisé, rompu à la tâche et à qui l’on peut faire confiance.

5 - Une petite touche personnelle

Il n’est pas exclu – dans le cas où vous donnez votre dossier à un propriétaire, ce sera à éviter pour une agence – de joindre à votre dossier un petit mot de présentation.

Pour vous nommer, vous présenter et annoncer ce que vous prévoyez de faire (rapprochement professionnel) ; cela permet de personnifier votre dossier. Ce ne doit pas non plus être plus une lettre de motivation, car cela paraîtrait forcé et peu naturel ; mais un petit mot de présentation ajoute un côté humain, formel et donc sérieux à votre candidature.

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